ระบบการประชุมขั้นพื้นฐานที่สุดประกอบด้วยไมโครโฟน เครื่องขยายเสียง ลำโพง และอุปกรณ์แสดงผลแบบเดสก์ท็อป (เช่น เทอร์มินัลอัจฉริยะบนเดสก์ท็อปและจอภาพ LCD) การรวมกันของอุปกรณ์เหล่านี้ก่อให้เกิดระบบการประชุมที่ทำหน้าที่ส่งสัญญาณเสียง แสดงข้อมูล และขยายเสียง ทำให้ผู้ใช้สามารถเห็น ได้ยิน และพูดได้
ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและความต้องการด้านการทำงานที่เพิ่มขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอย่างแพร่หลาย ขอบเขตของระบบการประชุมจึงขยายออกไป ขณะนี้รวมถึงการลงคะแนน/การเลือกตั้ง/การพิจารณา การประชุมทางวิดีโอ การประชุมทางวิดีโอระยะไกล การประชุมทางโทรศัพท์ การตีความพร้อมกัน และการแสดงผลบนเดสก์ท็อป สิ่งเหล่านี้เป็นองค์ประกอบพื้นฐานของระบบการประชุมสมัยใหม่ และชุดอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องได้เกิดขึ้น เช่น การควบคุมจากส่วนกลาง การควบคุมอุณหภูมิ การควบคุมแสง การควบคุมเสียง และการควบคุมพลังงาน ขับเคลื่อนด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีที่ทันสมัย ปัจจุบันระบบการประชุมถูกกำหนดให้เป็นชุดฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่สมบูรณ์
